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• 总则

第一条 为规范人事档案管理工作，提高档案管理水平，有效的保护和利用档案，使之科学化、规范化、制度化，更好地为集团各项工作服务，按照干部《人事档案工作条例》及市委组织部、市人社部门人事档案管理相关文件精神，结合集团实际情况，特制定本管理制度。
第二条 人事档案工作是集团组织人事工作的重要组成部分，它是为贯彻执行集团战略、方针、政策服务的，是全面考察和正确选拔员工的重要依据。
第三条 本制度适用于除集团领导班子外，集团中层管理人员及本部所有正式员工。集团各子公司参照本制度执行，并设置人事档案专干。集团人力资源部负责指导、检查、考核子公司人事档案工作。
 

• 管理职责

第四条 人事档案管理部门的职责：
（一）负责制定、修改和完善人事档案管理制度；
（二）负责本制度在各子公司实施执行的具体指导和监督检查；
（三）负责实行分级分类管理，集团中层管理人员及本部正式员工人事档案由集团统一进行管理；
（四）人事档案管理具体工作内容如下：
1）收集、鉴别和整理档案材料；
2）办理档案的查阅、借阅、审核和转递手续；
3）为有关部门提供档案信息情况及有关材料；
4）做好人事档案的安全、保密、保护工作；
5）办理人事档案有关的其他事宜。
第五条 人事档案管理人员工作要求和职责
（一）坚持四项基本原则，认真学习相关文件与政策，努力提高政治思想水平；
（二）热爱本职工作，熟练掌握专业知识，不断提高业务水平和工作能力；
（三）严格执行保密守则，不向无关人员泄露员工人事档案内容；
（四）贯彻执行国家及上级主管部门档案管理工作的方针、政策及有关条例，管理好集团的人事档案，接受上级的监督、检查与指导；
（五）负责集团人事档案信息的维护与管理，负责档案材料的收集、鉴别、整理、转递、保管和提供查（借）阅等工作；
（六）确保员工人事档案的安全保管，防止各类事故的发生。
 

• 人事档案内容

第六条 员工人事档案正本的内容和分类：
第一类  履历材料：个人简历表，各类人员登记表；
第二类  自传材料；报告个人有关事项的材料；
第三类  考察、考核、鉴定材料：鉴定（含自我鉴定），定期考核材料，年度考核登记表，调动、任免的考核材料等，工作调动、转业等鉴定材料；
第四类  评定岗位技能和学历材料：指国家教委认可的学历、学位及学习成绩，专业技术职务评定的考核、审批材料，毕业生登记表，选拔留学生审查登记表，创造发明、科研成果、著作及有重大影响的论文目录；培训内容、考试成绩以及“培训证书”复印件等材料；
第五类  政审材料：指入党入团、应征入伍等各类政审材料及更改民族、年龄、国籍、参加工作时间的组织审查意见，上级批复以及所依据的证明材料；
第六类  参加及退出中国共产党、共青团及民主党派的材料：入党入团志愿书、申请书、转正报告，取消预备党员及党员资格的材料，退团材料，中国共产党党员登记表，加入民主党派的有关材料；
第七类  奖励材料：包括科技、业务及政治等方面的奖励材料；
第八类  处分材料：处分决定、查证核实报告、上级批复及个人提供的有关材料，法院刑事审判工作中形成的判决书等材料；
第九类  录用、任免、聘用（含劳动合同书）、复员退伍、转业工资、保险福利待遇、出国、退（离）休、退职、各种代表会代表登记表等材料；
第十类  其他可供组织参考的材料：体检表、评残材料、法院审判的离婚判决书，员工逝世后的有关材料，非正常死亡的调查报告及相关材料。
第七条 员工人事档案副本的内容：
第一类的近期履历材料；
第三类的主要鉴定、干部考核材料；
第四类的学历、学位、及专业技术职务的材料；
第五类的重要政历材料；
第七类的奖励材料；
第八类的处分材料；
第九类的任免、工资、待遇、出国审批材料。
其他类别如有重复的材料，也可归入副本。


第四章 档案的整理
第八条 整理员工人事档案，必须做到档案材料认真鉴别，分类准确，材料齐全，编排有序，目录清楚，装订整齐，达到每卷档案完整、真实、条理、精练、实用的要求。
第九条 每卷档案材料应根据材料内容的内在联系和材料之间的衔接或材料的形成时间排序，并在每份材料的右上角上编写类别号和顺序号，在其右下角编写页码。
第十条 档案材料排序的方法：
（一）按档案材料形成时间排序的有第一、二、三、四、七、九、十类：
（二）按档案材料内容主次关系排序的有第五、六、八类。其中第五类及第八类应将同一件事的结论性材料排在前；第六类材料，入团志愿书应排在入团其他材料之前，入党志愿书应排在入党其他材料之前，先排入团后排入党材料。
第十一条 档案材料目录是查阅档案内容的索引，要认真进行编写，具体要求如下：
（一）题目与材料相符，过长的可简化，但要反映材料的主要内容，无题目的可自行拟题目；
（二）材料形成时间一般采用材料形成的最后落款时间；
（三）档案材料页码按图书编页法进行编页，每面为一页，已印有页码的材料应如数填写。
第十一条 人事档案材料和目录采用国际标准A4纸型，材料左边应留有25mm的装订边。不得使用圆珠笔、铅笔、荧光笔、水彩笔、纯蓝或红色墨水及复写纸书写。
 
第五章 档案的收集、保管
第十二条 员工所在单位组织人事部门对职工进行考察、考核、培训、奖惩等所形成的材料要及时收集，整理立卷，保持档案的完整。
第十三条 立卷归档的材料必须认真鉴别，保证材料的真实、准确、文字清楚、手续齐备。材料须经组织审查盖章或本人签字的，应在盖章、签字后归档。
第十四条 档案卷皮、目录和档案袋的样式、规格应统一使用国家有关规定的标准。
第十五条 严禁任何人私自保存他人档案或利用档案材料营私舞弊。对违反规定者，应视情节轻重，严肃处理。
第十六条 档案管理人员在以下几个时间节点特别需要做好人事档案资料的归档工作。
1、新员工报到时
新员工报到后，收齐并审核新入职员工的所有手续、证件、资料后，统一装入新建的档案盒内，并在档案盒侧边书写上档案盒编号（同员工的劳动合同编号相同）、员工姓名，办理入职手续后七个工作日，将以下档案、证件和资料进行归档。
（1）《产投集团员工基本情况登记表》（须本人签字确认，提交一张一寸的彩色照片）；
（2）身份证（双面都印在同一页上，A4纸）、学历证、学位证及其他相关资质证件的复印件；
（3）如该员工有原单位需原单位开具离职证明；
（4）《劳动合同》。
2、员工办理离职手续时
组织人事部门在办完员工离职手续后，将离职相关资料装入该员工的档案内，必须装入的资料有：
（1）该员工的书面离职申请书（辞职报告）；
（2）《离职审批表》。
3、集团对员工进行表彰或处罚时，需要归档的资料必须第一时间归档。
第十七条 每年一季度按集团制度对上一年的人事档案进行整理、组卷。
第十八条 在整理过程中,不得私自涂改、抽取或伪造档案材料。
第六章 档案的查（借）阅规定
第十九条 查（借）阅事由
1、集团党委和组织人事部门因干部考察、任免、调动、政治审查、组织处理、入党入团、出国（境）、退（离）休、福利待遇、治丧等组织人事工作。
2、办理案件；
3、办理社会保险、公证；
4、因工作需要进行的编史修志、撰写大事记或人物传记、举办展览或纪念活动等。
第二十条 查（借）阅手续
１、查（借）阅单位必须填写《查（借）阅干部人事档案审批表》（详见附件一），不得凭借介绍信查阅干部人事档案。
2、查（借）阅本单位管理的人事档案，要健全审批手续和填写《人事档案查（借）阅登记表》（详见附件二），须持《查（借）阅干部人事档案审批表》和本人身份证件。
3、凡查（借）阅员工人事档案，查（借）阅单位应派中共党员干部到档案室查阅，并严格遵守保密制度。
第二十一条 查（借）阅注意事项
１、查（借）阅人事档案只限在档案室，阅档过程中不得写划、涂改、拆散、抽出、增添、污损档案内容。
２、注意保密，不得与无关人员谈论或泄露档案内容。
３、未经批准，不得复制档案材料；查档摘抄或复印的材料应办理登记手续，且不得给无关人员传看，用后由查阅单位存档或登记销毁。
第七章 中层干部人事档案的审核
第二十二条 组织人事部门应当坚持对中层管理人员“凡提必审”、“凡进必审”，在干部动议、考察、任职前公示、录用、聘用、遴选、选调、交流，人才引进，军队转业（复员）安置，档案转递、接收等环节，严格按照有关政策和标准，及时做好人事档案审核工作。
第二十三条 中层管理人员人事档案审核应当在全面审核档案内容的基础上，重点审核干部的出生日期、参加工作时间、入党时间、学历学位、工作经历、干部身份、家庭主要成员及重要社会关系、专业技术职务（职称）、学术评鉴、奖惩等基本信息，审核档案内容是否真实、档案材料是否齐全、档案材料记载内容之间的关联性是否合理以及是否有影响干部使用的情形等。
第二十四条 中层管理人员人事档案审核中发现的问题应当按照相关规定及时进行整改和处理。涉及干部个人信息重新认定的，应当及时通知干部本人。 凡发现档案材料或者信息涉嫌造假的，组织人事部门等应当立即查核，未核准前，一律暂缓考察或者暂停任职、录用、聘用、调动等程序。
 
第八章  档案的转递
第二十五条 员工调动、辞职、解除劳动合同或被开除、辞退等，工作交接并办清所有手续后，如无特殊情况，所在单位应在一个月内将档案交其新的工作单位或其户口所在地的劳动（组织、人事）部门。
第二十六条 转递档案应遵守下列规定：
（一）通过机要交通或派专人送取，不准交本人自带。
（二）对转出的档案，必须进行密封，并填写《人事档案转递通知单》（详见附件三）。
（三）对转出的档案材料，应齐全，不得扣留或分批转出。
（四）接收单位收到档案经核对无误后，应在回执单上签名盖章，并将回执单立即退回。逾期一个月转出单位未收到回执应及时催问，以防档案丢失。
附件一：
长沙市产投集团查（借）阅人事档案登记表

申请查阅单位			查借类别	查（ ） 借（ ）
查阅人姓名			职    务
查（借） 阅 何人档案			被查（借）阅人 工作单位 及职务
档案查（借）阅时间：      年    月   日			档案查（借）阅归还时间：      年    月   日
查（借）阅的理由及主要问题：
档案管理部门负责人意见：                                                                          年   月   日
档案管理部门分管领导意见：                                                                             年   月   日
备  注	查借类别中，根据需要在所需类别中划“√”； 查（借）阅档案需经档案管理部门负责人、分管领导在意见栏中签字。